Een zakelijke brief is een formele brief die wordt gebruikt om zaken te bespreken met een andere partij. De brief moet duidelijk, beknopt en professioneel zijn.
Opbouw
Een zakelijke brief heeft de volgende opbouw:
- Adres en datum
- Aanhef
- Inleiding
- Kern
- Slotalinea
- Afsluiting
Adres en datum
In de linkerbovenhoek van de brief vermeld je je eigen adres en het adres van de ontvanger. De datum schrijf je rechtsonder.
Aanhef
De aanhef is de begroeting van de ontvanger. De meest gebruikelijke aanhef is “Geachte heer/mevrouw”. Als je de naam van de ontvanger kent, kun je ook “Geachte [naam]” gebruiken.
Inleiding
In de inleiding introduceer je jezelf en het onderwerp van de brief.
Kern
In de kern van de brief behandel je het onderwerp. Je legt uit wat je wilt bereiken met de brief.
Slotalinea
In de slotalinea herhaal je kort het belangrijkste punt van de brief.
Afsluiting
De afsluiting is de begroeting aan het einde van de brief. De meest gebruikelijke afsluiting is “Hoogachtend”. Als je de ontvanger goed kent, kun je ook “Met vriendelijke groet” gebruiken.
Tips voor het schrijven van een zakelijke brief
- Gebruik duidelijke en bondige taal.
- Vermijd jargon en afkortingen.
- Controleer de spelling en grammatica.
- Lees de brief nog een keer door voordat je hem verzendt.
Voorbeelden van zakelijke brieven
Hier zijn enkele voorbeelden van zakelijke brieven:
- Een offerteaanvraag
- Een klachtbrief
- Een sollicitatiebrief
- Een orderbevestiging
Zakelijke e-mail
Een zakelijke e-mail is in feite een zakelijke brief, maar dan in digitale vorm. De opbouw en inhoud van een zakelijke e-mail zijn hetzelfde als die van een zakelijke brief. Wel is het belangrijk om bij het schrijven van een zakelijke e-mail rekening te houden met de volgende punten:
- Gebruik een duidelijke en professionele onderwerpregel.
- Begin de e-mail met een korte inleiding.
- Sluit de e-mail af met een call to action.
- Controleer de spelling en grammatica.
Door deze tips te volgen, kun je zakelijke brieven schrijven die duidelijk, beknopt en professioneel zijn.